1. Не работает компьютер или проектор. Если что-то из техники отказывается работать, не тратьте время, отведенное вам, на попытки починить ее. Полный конференц-зал – не место для генеральной репетиции: все уже на местах и ждут только вас. Уважайте время своих слушателей и начинайте презентацию вовремя. Компьютер или прожектор не работает – начинайте без этого. Чтобы справиться с ситуацией, держите под рукой все, что может помочь: пусть наготове всегда будет еще один компьютер, запасной кабель, проектор, мышка и т.п. Если этого нет у вас, спросите организаторов, могут ли они предоставить запасное оборудование. Желательно также приходить хотя бы за 2 часа до начала презентации, чтобы проверить все оборудование. Если что-то не работает, у вас будет время заменить оборудование до того, как придут слушатели.
2. Слайды не открываются. Советую отправить копию презентации организатору, чтобы он сохранил ее на своем компьютере. Слайды должны быть записаны на жесткий диск компьютера, флеш-карту и CD-диск, а также распечатаны на бумаге. В случае необходимости бумажные копии выступят в роли раздаточного материала. Если для проведения презентации вы отправляетесь в другой город, не складывайте все носители в одну кучу: пусть флешка лежит во внутреннем кармане, диск – в багажной сумке, а компьютер держите в руках.
3. Предыдущий оратор отхватил часть вашего времени. Если человек, выступавший перед вами, говорил больше положенного, будьте готовы ужать презентацию, чтобы самому уложиться в отмеренное вам время. Вы – профессионал, для вас важно все делать вовремя. Взрослые деловые люди ценят свое время и не простят вам задержек. Расскажу вам одну историю. Один человек, скажем, Арни, должен был выступить с презентацией для крупной компании, которая должна была длиться один час. Президент этой компании захотел сказать пару вступительных слов. В итоге пара слов превратилась в речь на полчаса. Поскольку наш Арни открывал собрание, он должен был сделать так, чтобы все прошло по расписанию. И он был готов к неожиданностям! Арни укоротил презентацию и раскрыл ее суть всего за полчаса. Не нужно говорить, как были благодарны организаторы мероприятия. Так что готовьтесь к тому, что ваш час легко и просто может превратиться в полчаса.
4. Изменилось место проведения. Аудитория, а то и само здание, где должно было, по вашему мнению, состояться собрание, оказалось не тем. Раннее появление на месте проведения дает вам хорошее преимущество: вы можете внести необходимые изменения. Есть такая поговорка: просить нужно прощения, а не разрешения. Если вы приходите в зал заранее и видите, что стулья стоят не так, как вам нужно, возьмите и переставьте. Если место изменится в последнюю минуту, будьте готовы. И попрактикуйте свою речь как в маленьких, так и в больших аудиториях.
5 Крикуны. Всегда есть люди, которым надо во что бы то ни стало перебить оратора. Им нужно внимание, они хотят доказать, что вы неправы, они неуверенны в себе, хотят выпендриться или же у них выдался плохой день. Причины такого поведения могут быть разными. Лучше всего дать им выговориться и выслушать комментарии и мнения. Затем тактично скажите, что это не относится к делу, а если относится – дайте краткий и емкий ответ. Предложите такому человеку встретиться после презентации и обсудить все вопросы и предложения. Помните, если из-за одного крикуна вся презентация пойдет насмарку, слушатели будут винить за это именно вас.
6. Вас неожиданно прервали. Это могло быть что угодно: от пожарной тревоги до чьего-то инфаркта в аудитории. Арни недавно попал в такую ситуацию, когда выступал на семинаре. Когда он пришел, оказалось, что время его презентации сократили, и все должны покинуть зал на два с половиной часа. Вместо того, чтобы запаниковать, Арни просто сократил презентацию. Еще, вместо того, чтобы делать определенные упражнения, он сказал слушателям прочитать соответствующие главы в его книге… В такие моменты можно еще и пошутить (если это уместно), например, если сработала пожарная тревога, можно сказать: «Ребята, это определенно устроил кто-то из вас, чтобы побыстрее сбежать отсюда». Или если у вас сел мобильник, можете сказать «Так, всем поднять правую руку. У кого сел мобильник – того хлопнуть!».
7. Кто-то заснул или просится выйти. Ну и ладно. Не заостряйте на этом внимание. Может у этого бедолаги проблемы в семье, или он всю ночь работал. Может у того, кто хочет выйти что-то случилось, или, может, он ждет важного звонка. У одного инструктора во время презентации уснул человек. Он подошел к спящему и начал его будить, он проснулся. А потом выяснилось, что этот человек страдал нарколепсией – нарушением сна.
8. Пришли не все. Если вы рассчитывали на аншлаг, а пришло лишь несколько человек, есть несколько способов решить проблему. Как только вы поняли, что аншлага не намечается, избавьтесь от лишних стульев, можно даже протянуть ленту в задней части комнаты, чтобы там никто не сидел. Если вы не смогли этого сделать, и немногочисленная аудитория норовит рассыпаться по всему залу, попросите людей сесть ближе к вам или хотя бы друг к другу. Однако постарайтесь, чтобы народ не кучковался в центре, и не просите их пересаживаться, если они уже заняли свои места. Одной из причин того, почему некоторые люди не хотят садиться ближе к трибуне, является тот факт, что не всем нравится, когда на них смотрит весь зал. Именно поэтому многим не нравится выступать с презентациями. Некоторые садятся назад, чтобы открыть себе свободный доступ в уборную, или потому что ждут звонка. Решение расположиться подальше зависит от многих факторов, поэтому просто запомните: если вы не знаете четких причин того, почему человек занял место в последнем ряду, не пытайтесь вытащить его после того, как он уже сел. Это может смутить его, и в этом случае последнее, что его будет заботить – это ваша презентация. Не принимайте это близко к сердцу. Желание скрыться за спинами других может быть обусловлено ограниченным временем, ожиданием звонка или еще чем-нибудь. Если вы упустили шанс забаррикадировать задние места, успейте попросить слушателей расположиться ближе к вам до того, как они уже расселись.
9. Вы опоздали. У вас случился форс-мажор, и вот вы опоздали. На такой случай у вас всегда должен быть номер телефона организатора – звоните! Попросите его поменять вас местами со следующим выступающим или занять аудиторию каким-нибудь полезным упражнением в ваше отсутствие. А чтобы избежать всего этого, выезжайте на место заранее. Если добираться самолетом, берите билет на день раньше. Если рейс задержат или отменят, у вас все равно будет шанс добраться на следующем. Если на машине ехать далековато, выезжайте накануне вечером. И даже если место не так далеко, это все равно отличная идея. Например, живете вы в Вашингтоне, и собрание ваше – в Вашингтоне. Но Вашингтон – большой город, одна пробка и все – вы безнадежно опоздали. Поэтому проще добраться до отеля, где будет проходить собрание, и остановиться в нем на ночь. И еще, если вы опаздываете, не забудьте проинформировать организатора, что вы, наконец, на месте. Пусть он спокойно вздохнет.
Автор статьи: Arnold Sanow
Перевод: Ирина Жучкова
Коммерческие права на перевод: Ринат Хайруллин
